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谈谈档案信息化建设的几个问题

发布日期:[2012-11-12]    共阅[2100]次
    (一) 档案信息化的定义
    所谓档案信息化,就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。
(二) 档案信息化的内涵
    一、是要实现档案信息的数字化和网络化;
    二、是要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;
    三、是要实现档案信息高度共享;四是必将引发档案管理模式的变革。
(三) 档案信息化建设的内容
    一、基础设施建设,软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。
    二、档案信息资源建设,档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一,它的开发和利用是档案信息化的核心任务,是档案信息化建设取得实效的关健。档案信息资源七发利用的程度是衡量档案信息化水平的一个重要标志。
    三、标准规范建设,标准规范是档案信息化建设的重要基础之一,因此,档案信息化建设一定要着力解决“交通规则”方面的问题,这些“交规”就是我们所要构建和遵循的关于档案信息化建设的标准和规范,主要包括电子文件归档和电子档案管理,档案信息的资源的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等,逐步形成关于中国档案信息化的标准规范体系。
    四、应用系统建设,这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。信息技术应用工作量大、涉及面广,关系档案信息化建设的速度与质量,集中体现了档案信息化建设的效益。
    五、人才队伍建设,这是档案信息化成功之本,对其他各个要素的发展速度和质量有着决定性的影响。
(四) 当前档案信息化建设的主要任务
     一、以各级档案部门的内部局域网和联接各机关的外部网建设为基础,以与党政机关联网和互联网网站建设为重点,加强档案管理现代化软硬件基础设施建设。
     二、以加快馆藏档案的数字化进程为基础,以电子文件的归档和管理为重点,加强档案信息资源建设。
     三、以档案管理软件的优化和推广应用为基础,以数字档案馆试点与电子文件归档系统研制为重点,加强档案管理应用系统建设。
     四、以贯彻实施计算机档案管理软件功能要求为基础,以研制和推行电子文件归档管理标准为重点,加快档案信息资源管理标准规范的制定和推行。
    五、以管理型人才为基础,以复合型人才为重点,加快档案信息资源管理专门人才队伍建设。
(五) 档案网站
    档案网站是由档案部门建立、被链接在一起并通过因特网或各级公共网络向社会提供查询服务的电子文档集合。其内容主要包括档案部门政务公开和档案信息网上查询两大部分。目前,我国在国际互联网上开通的档案网站(或通过各级政府建立的档案局馆主页)约有200多个,对于充分利用公共网络这种全新的信息交流和资源共享的重要工具宣传档案事业,开拓向社会提供优质服务的渠道,发挥了重要的作用。
(六) 档案网站建设的意义与作用
    一、为档案馆提供宣传自己的新方式
    互联网作为新兴的已被公认为是继三大媒体之后飞速发展起来的第四媒体,能够克服传统的档案宣传形式的许多局限,成为档案馆自行加强和深化宣传工作的新窗口、新阵地。档案馆可以充分利用因特网覆盖面广、信息流量大的宣传优势,把需要让外界了解的信息如馆藏概况、档案管理情况、先进经验、开放利用服务等的信息作成精美的网页,放在因特网上,让全世界的人通过浏览网页来了解情况。档案馆还可以在网上发行电子刊物和进行精彩档案利用实例发布等,向全社会宣传推介自己,从而提高社会档案识和档案事业的影响力,还可充分利用网络有计算机的巨大储存能力和快捷的处理功能,在互联网上开辟社会主义精神文明宣传和爱国主义教育宣传的新天地。
    二、为档案馆提供改善服务的新手段
    档案馆可充分利用网络分布广泛性、开放性,动态性和非线性等特点,在网上公布馆藏指南和检索目录、定期或不定期进行特色档案信息发布等,在互联网上开辟一个为社会各界服务的新渠道。如北京市档案馆在其网站上载了对开外开放的36万条开放档案目录,开通以来访问该站的人次已超过18000多,效果非常明显。
    电子邮件(E-mail)是因特网提供的一种快速、高效,方便、价廉的信息传递方式,通过电子邮件,不仅或以传递文字信息,还可以传递声音、图象、影象等多媒体信息。档案馆通过电子邮件这种形式可以安突破传统服务模式的局限,给利用者提供更加及时、准确、全面的信息服务。
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