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谈谈如何编制《机关文件归档范围、保管期限、排列顺序分类参考表》

发布日期:[2008-08-28]    共阅[4218]次
    
谈谈如何编制《机关文件归档范围保管期限、排列顺序分类参考表》

商南县档案局    蒋燕记


    国家档案局第8号令颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,对我国机关文件归档范围和文书档案保管期限作了重大改革,它充实细化了机关文件材料归档范围,改革了保管期限,强调了“减化整理,强化捡索”的理念,代表了机关文件材料归档工作改革的发展方向,是向建立科学合理的档案价值鉴定体系迈出的重要一步,标志着我国档案法制化建设取得的又一新成果。新《规定》的颁布和实施,对于机关单位正确界定文件材料归档范围,准确划分文书档案保管期限,及时开展机关档案价值鉴定工作,确保国家档案资源齐全、完整,必将起到积极的推动作用,对进一步完善机关单位档案工作,提高机关档案业务建设水平,具有重要的现实意义和深远的历史意义。但是,在贯彻新《规定》的过程 中,出现了许多不尽人意的地方,特别是在编制《机关文件归档范围和文书档案保管期限表》、推行“审批制”的工作中,遇到了重重困难和问题。从我县存在的问题看,有以下三种情况:一是流于形式,不研究,不思考,不管档案行政管理部门如何培训和督促,一些单位就是不管不问,更谈不上编制和申报,这类机关占50%,二是按照国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的条款,照搬照抄,不结合单位实际,编制的《参考表》没有可操作性和实用性,这类机关占30%;三是各行其是,各搞一套,编制的《机关文件归档范围和文书档案保管期限表》不但与许多地方与新《规定》相违背,而且不成体例,错误百出,更谈上对机关文件归档工作起到规范指导作用,这类机关占20%。为了改变上述情况,我县档案局采取分别指导,分口申报,分类审批的办法,即按乡镇机关、县委部门、政府部门和各业务系统分别编制申报,县档案局按乡镇机关、县直机关、企事业单位分类审批,下发实行(详见《机关单位文件归档分类参考表》)。这样不但减轻了县直机关单位申报和县档案局审批的压力,而且还简单明了、规范统一,起到了事半功倍的效果。
这个《参考表》是在乡镇和县直机关单位报送的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的基础上编制的,考虑到基层单位文件较少的实际,编制时对定期保存的档案不采用标时制,即不再区分30年和10年两个期限,只按定期一个期限编号;对上级下发的政策法规性文件作为“政策法规类”单独编目、装盒归档,不再与本机关文件混合编目归档,这样做突出了简明性和实用性,便于归档、保管和利用。它具体指明了乡镇机关(单位)文件归档范围,划分了保管期限,划定了归档顺序,把文件归档范围、保管期限和排列顺序几个方面的要求,用表格的形式呈现出来简单明了,通俗易懂,对号入座,便于掌握,使文件归档工作规范、统一,有利于提高文件归档质量和机关工作效率。
《参考表》中的每一个类别基本上就是一盒档案,如标某一类别文件过多,可分别装成若干盒档案;如某一类别文件过少,可与相近的类别合并装盒归档,文件装盒后按永久、定期各自的排列顺序,编制归档文件目录,入柜保管。这样做的好处是,归档文件只有永久和定期两个期限,不但有利于机关文档人员做好文件材料的归档工作,而且,两个期限正好区分出县档案馆和机关档案室保存档案的范围,县档案馆只接收永久保存的档案,定期档案留机关档案室自管自用,这样一来,县档案馆和机关档案室均保存一种期限的档案,极大地减少了县档案馆和机关档案室多头管理档案带来的不便,减轻了劳动强度,可以用更多的人力、精力从事其他业务建设,有利于县档案馆和机关档案室各项业务工作全面协调发展。
附:1《商南县县直机关单位文件归档分类参考表》

    2《商南县乡镇(机关)单位文件归档分类参考表》

                                        2008年8月20日
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