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关于印发《商南县县直机关单位文件归档范围、保管期限、排列顺序分类参考表》的通知

发布日期:[2008-09-01]    共阅[4166]次
    
县委及县级国家机关各部门、直属机构、各人民团体:
    为了认真贯彻执行国家档案局第8号令,使我县县直机关单位文件归档工作有所遵循,促进机关档案业务建设规范化、标准化,我们根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,结合我县实际,制定了《商南县县直机关单位文件归档范围、保管期限、排列顺序分类参考表》,这个《参考表》是在各单位报送的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的基础上编制的,考虑到县直机关单位文件较少的实际,编制时对定期保存的档案不采用标时制,突出了简明性和实用性,便于归档、保管和利用。它具体指明了机关单位文件归档范围,划分了保管期限,划定了归档顺序,把文件归档范围、保管期限和归档排列顺序几个方面的要求,用表格的形式呈现出来,简单明了,通俗易懂,对号入座,便于掌握,使文件归档工作规范、统一,有利于提高文件归档质量和机关工作效率。
    《参考表》中的每一个类别,基本上就是一盒档案,如某一类别文件过多,可分成若干盒档案;如某一类别文件过少,可与相近类别合并装盒归档。文件装盒后按永久、定期各自的排列顺序,编制归档文件目录,入柜保管。件号按分类最低一个层次的顺序编制。
    此《参考表》在试行中,如有不完善的地方,各单位可根据自己的实际提出修改意见,并及时报县档案局,以便进一步修改完善。

附:《商南县县直机关单位文件归档范围、保管期限、排列顺序参考表》

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注:1、上级机关针对本机关的批复,批转、调研材料和下级的请示应和本机关相关文件配套,作为一件归入相关档案盒内。
2、上级机关颁发的属于本机关主要职能活动的政策法规性文件归永久,非主要职能活动的政策法规性文件归定期保存,这类文件按时间顺序排列,不再细分小类。
3、对于较小的单位,每年产生的文件很少,可在分类时少分一个层次,即只分年度,保管期限,不再细分机构或问题,按永久、定期两类装盒,编号保存。
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