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关于加强全省重点建设项目档案工作的意见

发布日期:[2007-06-28]    共阅[4278]次
    GB/T18894-2002

陕西省档案局 陕西省发展计划委员会
关于加强全省重点建设项目
(工程)档案工作的意见
陕档联发[2003]5号


各设区市(杨凌示范区)档案局、计委,省级各有关部门:
    为了进一步加强对全省重点建设项目(工程)档案工作的管理,便于有关重点建设项目(工程)管理部门作好对重点建设项目(工程)档案工作的监督和指导工作,使重点建设项目(工程)档案工作逐步实现制度化、标准化、规范化管理,保障重点建设项目(工程)建设顺利进行,现就有关问题提出如下意见:
    一、提高认识,加强重点建设项目(工程)档案管理工作。重点建设项目(工程)档案工作,是项目建设的重要组成部分,是一项重要的基础性管理工作。各部门、各单位应高度重视,重点建设项目(工程)的建设单位要以“三个代表”重要思想为指导,严格按照《中华人民共和国档案法》、《国家档案局中央档案馆关于认真贯彻落实〈国务院办公厅关于加强基础设施工程质量管理的通知〉,进一步加强建设项目档案工作的通知》(档发[1999]4号)等文件精神,建立项目档案工作领导责任制,把档案工作纳入建设项目法人责任制、招标投标制、工程监理制、合同管理制和参建单位工程质量领导责任制之中,并对责任制的落实情况进行监督。
    建设项目从立项阶段起,各参建单位就应建立与工程档案工作相适应的机构,配备必要的档案保管设备设施,明确分管档案工作的领导和档案管理人员,明确参建各方档案资料积累、收集、管理的责任,制定归档范围,统一文件、图表格式,规定档案移交时间,同时使参建各方了解档案验收程序和要求,接收档案行政管理部门的监督指导。
    二、加大执法监督力度,严格依法行政。各项目主管部门档案机构和项目所在地计委、档案行政管理部门要按照“依法行政、加强监督、提供服务”的要求,强化对项目档案的督察工作,定期联合组织专项行政执法检查。各级档案行政管理部门应主动与各级计委经常沟通,积极配合,各级档案行政管理部门应明确一名档案行政执法员专门负责重点建设项目(工程)档案工作的监督、检查;市重点建设项目(工程)由所在市、地档案行政管理部门负责日常监督、检查、指导工作;省重点建设项目(工程)由省档案行政管理部门负责日常监督、检查、指导工作。各参建单位的档案部门、档案法规监督检查员应严格履行职责,发现问题及时向档案行政管理部门报告,对违反国家有关法律法规的,将予以通报批评或依法追究有关人员的法律责任。
    三、重点建设项目(工程)档案工作应与项目建设进程同步进行,做到同计划、同实施、同验收。各级计委、档案局要坚持对建设项目全过程进行监督、检查、指导,并且要分阶段进行重点抽查。项目建设单位在项目立项时,即应开始进行文件材料的积累、整理工作,并制定项目档案的收集、整理、归档、移交工作计划,健全档案管理制度。项目建设过程中,各参建单位均应在各自职责范围内同步搞好项目档案工作,做到形成规范、收集完整准确、整理规范、管理科学。阶段工程完成后,建设单位必须对档案进行阶段验收。建设项目竣工时,项目档案必须通过档案行政管理部门(省重点项目由省档案局、市重点项目由市档案局)单项验收,方可申请项目正式竣工验收。各级计委在组织建设项目竣工验收时应通知档案行政管理部门参加。
    四、规范重点建设项目(工程)竣工档案验收工作,实行单项验收制度。档案验收工作,省级重点项目由省档案行政管理部门组织,市级重点项目由项目所在地市级档案行政管理部门组织,受省计划部门委托由专业主管机关组织验收的项目,由专业主管机关档案部门组织。重点建设项目(工程)建成后,建设单位应按照《建设项目(工程)档案验收办法》(国档发[1992]8号)文件精神,组织有关单位对项目档案进行自检,并作出自检报告。自检合格后,向同级档案行政管理部门申请档案工作初验,初验结束后,经一段时间的整改,再申请项目档案竣工验收。
    项目档案工作自检、初验、正式验收依据《陕西省重点建设项目(工程)档案工作标准》进行。验收等级分为优秀(95分以上)、良好(90分至94分)、合格(80分至89分)三个等级。验收不合格者,档案行政部门将发出整改通知书,限期整改,逾期不改不得申请项目竣工验收。
    五、重点建设项目(工程)工程档案验收合格后3个月内,由建设单位向上级主管部门、运行养护等单位移交相关的竣工档案,与城市市政建设有关的重点项目档案同时向所在城市城建档案馆报送。建设项目投入使用后进行改建、扩建或对重点部位进行维修的,建设单位应组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原建设工程竣工档案;涉及结构和平面布置改变的,应重新编制工程竣工档案,并向有关档案馆(室)报送。
    六、重点建设项目(工程)的各参建单位档案部门应按照国家有关规定,加强对重点建设项目(工程)档案工作各个环节的管理,制定相应的制度和控制措施,并做好重点建设项目(工程)档案的保密工作,确保项目档案不失密、不泄密。积极配合国家重点建设项目(工程)专项稽察工作,为稽察工作提供真实、系统的项目档案资料。

                
                          陕西省档案局 陕西省发展计划委员会
                               2003年10月17日
 

 

附件1  
陕西省重点建设项目(工程)档案工作标准

序号 项目与内容 分数 备注
1 组织管理 20   
1.1 设置了与项目建设相适应的档案工作机构,负责项目档案工作的统一管理 2 *
1.2 项目档案工作有分管领导、有工作计划和要求、有必需的经费 3 *
1.3 建立了专职、兼职档案人员相结合的项目档案管理网络体系 2   
1.4 各个门类、各种载体的dazl实行集中统一管理 3   
1.5 配备了与项目档案工作相适应的档案人员(专职、兼职档案人员应具有档案专业学历或经过市级以上档案行政管理部门的培训) 3 *
1.6 建立了档案人员岗位责任制 3   
1.7 档案人员对本项目各部门有关设计、施工、监理等单位的档案工作进行监督指导 4   
2 业务工作 60   
2.1 贯彻执行《陕西省档案管理条例》及有关项目档案工作法规和规范性文件 2 *
2.2 建立健全了收集、整理、归档、移交、安全管理、利用等效种以上管理制度 5 *
2.3 档案的积累、收集纳入有关部门和人员的岗位责任制与经济责任制考核 5 *
2.4 围绕项目建设所形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料、电子文件等应归档的文件材料均及时归档,建立了案卷级和文文件级目录 10   
2.5 归档文件材料如前期文件、设计文件、施工技术文件、竣工文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件等完整归档 10 *
2.6 归档文件材料符合准确性要求:数据准确,图物相符;签字完备;竣工图图面清晰,逐张加盖竣工图章;竣工图章中的内容填写齐全,不得代签 12 *
2.7 项目档案各级类目分类清楚,组卷规范合理,遵循文件材料形成规律,保持卷内文件材料的系统联系;案卷题名简明准确;卷内文件排列有序,并按要求编号;案卷封面、卷内文件目录、备考表填写规范 10 *
2.8 归档文件应为原件,不得使用复制件代替;归档文件不得使用复写纸、铅笔、圆珠笔、纯蓝黑水等不符合档案安全保管的制成材料 6   
3 保管条件 20   
3.1 档案库房符合有关库房技术管理规定的要求,并实行库房和阅览、办公两分开 6 *
3.2 档案库房采取了防火、防盗、防光、防高温、防虫、防潮、防尘等必要的安全防护措施 4 *
3.3 档案柜架、卷皮、卷盒等装具牢固、美观、符合国家标准,数量充裕 5 *
3.4 配备有计算机、晒图机、复印机、空调等档案现代化管理设备 5   


注:“*”为必须达到的要求  
附件2  
陕西省重点建设项目(工程)档案初验申请表  
项目名称       
投资规模   建设时间   
项目法人
单    位   设计单位   
监理单位   施工单位   
申请验收
单    位   申请验收
日    期   
联 系 人   电    话   
详细地址
及 邮 编    
申请验收
单位自检
意    见 (单位盖章)
年   月   日
上级主管
部    门
审查意见 (单位盖章)
年   月   日
组织验收
单位意见 (单位盖章)
年   月   日


附件3  
陕西省重点建设项目(工程)档案初验整改通知书  
项目名称   
项目所在地   
验收组织单位   
验收组成员姓名 所在单位 职务 联系电话
        
        
        
        
        
        








   








组织单位盖章          年   月   日

 





关于发布《国家重点建设项目档案
管理登记办法》的通知
档发字〔1997〕15号


国务院有关部委、直属机构,各省、自治区、直辖市及计划单列市计委(计经委)、档案局,新疆生产建设兵团计委、办公厅,总参办公厅档案局:
  现将《国家重点建设项目档案管理登记办法》予以发布,请按有关要求认真组织实施。
  制定颁发《国家重点建设项目档案管理登记办法》是实现国家重点建设项目档案管理规范化、标准化的重要步骤,是保证建设项目档案完整、准确、系统的手段,是加强国家重点建设项目档案管理的重要措施,为建设项目投产后的生产运营、管理提供科学依据。
  国家重点建设项目档案工作要与项目建设同步进行,各有关方面要加强协调,执行统一领导、统一管理的原则。各有关部门应按本通知要求做好对国家重点建设项目档案管理登记工作的监督、检查和指导,已向建设项目收取工程档案保证金的单位,应于1997年12月31日前退还完毕。实施中的问题请及时反馈给国家档案局、国家计委。
  附:国家重点建设项目档案管理登记办法
 


                                                                 国家档案局
                                               中华人民共和国计划委员会
                                               一九九七年八月十九日

 




国家重点建设项目档案
管理登记办法

  第一条 为了做好国家重点项目档案工作,确保重点建设项目档案的完整、准确、系统和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》及有关法规,特制定本登记办法。
  第二条 重点建设项目档案既是重点建设项目的历史记录,也是项目投产后运行、维修、管理、改扩建和技改等工作的重要依据。为了及时掌握国家重点建设项目档案工作情况,加强监督和指导,从1997年开始,国家档案局建立国家重点建设项目档案管理的登记制度。
  第三条 登记工作的组织:
  1.国家档案局每年转发国家计委发布的国家重点建设项目名单,并统一部署对国家重点建设项目档案的登记工作;各项目主管部门的档案机构和项目所在地的省级档案行政管理部门应做好对本部门和本地区国家重点建设项目档案管理登记工作的组织、指导和监督工作。
  2.凡新建、在建、收尾和竣工试生产的国家重点建设项目,按隶属关系组织登记。属于国务院行业主管部门的,由项目主管部门的档案机构负责组织填写“国家重点建设档案管理登记表”(见附表),同时抄送项目所在地省级档案行政管理部门,便于相互配合,监督指导;属于地方的,由项目所在地省级档案行政管理部门负责组织填写“国家重点建设项目档案管理登记表”。
  3.登记表共分三种,表一、表二、表三分别于项目开工后6个月内、项目档案预验收后1个月内和项目正式竣工验收后1个月内填写,并逐级报至国家档案局经济科技档案业务指导司。
    4.国家档案局于每年12月底汇总国家重点建设项目档案管理登记情况,并及时向全国公布。对未按规定进行登记的单位予以通报,并限期登记。
  第四条 登记工作的要求:
  1.项目主管部门档案机构应与地方档案行政管理部门互通情况,互相合作,以保证做好国家重点建设项目的档案管理登记工作。
  2.项目主管部门档案机构和省级档案行政管理部门对于新建项目,应按本规定第三条第2款及时组织和监督建设单位(或项目法人)做好档案管理登记,建立档案工作。对于未进行竣工验收的国家重点建设项目,每年填写“表一”报送,以便及时了解项目及项目档案工作的进展和变化情况。
  3.要保证项目档案工作与项目建设同步进行,特别要认真做好项目档案的预验收工作。国务院各行业主管部门档案机构应主动与项目建设部门加强联系,根据项目计划工期和进度,及时对登记的项目提出档案验收要求,并会同或委托项目所在地省级档案行政管理部门组织预验收。隶属于地方的项目,省级档案行政管理部门应根据相应的工作要求,及时对登记的项目组织预验收。预验收结束后,验收组织单位不论本年度是否已报送过“表一”,应按本登记办法第三条第3款及时填写“表二”报送。
  (注:登记表中的编号由国家档案局统一填写)
  4.项目竣工验收后,应按本规定第三条第3款,将项目档案验收情况填写“表三”并报送。国家档案局根据填表情况不定期地对项目档案进行抽查。
  第五条 为确保国家重点建设项目的正常秩序,任何部门和单位不得向国家重点建设项目和省级重点建设项目收取任何名目的工程档案保证金和任何形式的档案管理登记费用。违反上述规定的属乱收费行为,由各级价格检查机构依法查处。
  第六条 对于重大技改项目和一般基本建设大中型项目的档案管理登记工作,可参照本办法执行或制定具体的实施办法。
  第七条 本办法由国家档案局和国家计委负责解释。
  第八条 本办法自发布之日起执行。  
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