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“归档月”谈机关文件材料归档的几个问题

发布日期:[2007-11-07]    共阅[4533]次
    “归档月”谈机关文件材料归档的几个问题   
             蒋  燕  记   

2000年12月6日,中华人民共和国档案行业标准(归档文件整理规则)正式颁布,2001年1月1日起实施,这是我国机关档案工作改革的一项重大举措,它的颁布与实施,对机关档案工作和一年一度的“归挡月”活动有哪些影响与变化,本文就此谈点认识,仅供同志们在“归档月”中参考。
一、“归档月”工作要适应机关文件材料归档改革的需要。
“归挡月”工作是广大文档工作者都很熟悉的业务活动。然而,面对新(规则)的颁布与实施,它给我们立卷归档工作带来了新情况和新变化。我们将如何理解它、掌握它、运用它?这是每个文档工作者都将面临的新问题。因此,我们在“归档月”活动中必须认真学习新(规则),正确理解新(规则)编制的目的与意义,适应新(规则)给“归档月”工作带来的新变化,一如既往地把“归档月”工作做好。
新(规则)的制定,是与机关文件材料立卷改革密切相关的。我国传统上采用“立卷”作为归档文件的整理方法,以“案卷”作为文书档案基本保管单位,中华人民共和国成立后仍然保持了“立卷”这一传统,1987年国家档案局颁布了《机关档案工作业务建设规范》,正式将“立卷”作为机关归档文件规范的整理方法确定下来。此后又出台了《文书档案案卷格式》、《档号编制规则》等一系列配套标准,形成了以“案卷”为基础的档案工作法规标准体系,井在全国范围内加以普及和推广。这些法规标准的建立,对于我国档案事业初期的发展起到了重要的规范作用。“立卷”几乎成了机关档案工作的全部。
随着社会进步和发展,立卷的弊端不可避免地凸现出来,并给机关档案工作的发展带来了相当大的负面影响。其一,立卷工作繁琐、复杂,随意性较大,案卷质量很难把握,使得每年的立卷归档成为文书和档案人员一项沉重的工作负担,而归档文件整理工作的质量却难以得到保证;其二,立卷本身牦费了大量财力、物力、人力,使档案工作人员没有精力去开发档案倌陕西档案信息,做好档案利用工作,使得机关档案工作本末倒置,  影响其应有职能的正常行使;其三,对档案馆来说,案  卷这一集约形式,也极大地限制了档案馆对进馆档案  进行重新鉴定整理和开放利用等工作;其四,立卷方法难以掌握和档案人员专职少、流动性强之间的矛盾,使得档案行政管理部门整天处于重复、繁琐的业务指导和培训之中,不能将有限的人力、物力投入到开发利用、执法监督等更深层次的工作中去,“立卷”这种形式,客观上成为制约档案事业发展的“瓶颈”。近几年来,理论界和档案工作者在总结立卷工作经验教训的基础上,逐步尝试进行立卷改革,提出了不少的改革方案,对立卷工作进行了完善和简化,但都保留了“案卷”这种归档的方法,也就不可能使归档文件整理工作真正得到简化。真正的契机来自档案管理现代化。许算机技术越来越多地应用于档案管理,其高效、快捷、灵活的检索方式,为立卷改革提供了新的可能和方向。传统的立卷方法,是按照某种事先假定的检索目的,将归档文件实体组织成不同的课管单位(案卷),从而实现对文件的系统化,为查询利用提供检索途径。而计算机强大的检索能力,使这一目的能够轻松实现,立卷的必要性巳不复存在;另一方面,案卷带来的繁琐、复杂  的组织形式,反而给档案的数字化、信息化,档案管理的计算机化、自动化和文档工作一体化等造成了困难。新《规则》的出台是对立卷的做法和其他国家经验进行综合与扬弃,是在批判的基础上的继承,是对机关档案工作的一次重大改革,它带来的不只是归档操作方式上的变化,更是一次观念上的突破。所以,我们在思想上要适应这一变化,在“归档月”活动中要注意了解新情况、总结新经验、解决新问题,减少新方法与现实工作的抵触,使机关文件材料的归档工作尽快从过去以“卷”为保管单位的模式下,转向以“件”为保管单位的管理模式中来,实现文书工作与档案工作的无缝接轨,促使“归档月”活动顺利开展。   
二、正确掌握新“规则”归档的程序与方法。
用新(规则)整理归档与过去立卷归档一样都是一项程序性很强的工作,归档工作程序正确与否,直接决定着机关文件材料整理归档工作的质量。新《规则》颁布后;我们在商南县邮政局等单位进行用新《规则》整理归档的试点工作,认为归档文件整理工作按以下程序与方法进行,有利于文件整理工作的开展和文件整理归档工作质量的提高。
1.归档文什的收集。凡是本机关单位自己制成的文件材料和上下机关或其他机关针对本机关主管业务有密切联系的  件材料,包括各种会议记录、工作制度、报表名册、合  书、协议书、财务预决算和基建、购置、科研等活动:  形成的文字材料、音像制品、电于文件或有关实物都应作为收集的重点,这些文件材料(实物)应按收发文簿校对,一件不漏地收集齐全,整理归档。
2,归挡文件的鉴定。归挡文件的鉴定就是甄别和判定归档文件的价值,即鉴定归档文件是否有保存价值。鉴定工作按照机关归档文件保管期限表进行。从文件的内容、形式、来源、时间和利用5个方面,用历史的、辨证的、全面的、发展的以及效益的观点,正确分析和鉴别档案文件的保存价值,准确划分档案的保管期限。
3.归档文件的整理。归档文件的整理应以件(自然件)为单位进行,但在实际工作中,有些文件彼此间关联性强,可以两份或多份作为一件装订在一起,如果这些文件过厚,也可以按自然件装订。下列文件一般应作为一件整理:一是正文与附件;二是正本与定稿;三是转发文与被转发文;四是正文与文件处理单、拟办单、发文稿纸和领导批示的签条;五是原件与复件;六是报表、名册、图表等应按照其本来的装订方式,一册(本)为一件;七是来文与复文或去文与复文为一件,也可以分别为一件。需要说明一点,同文件材料有关的音像制品、电子文件等应同本年度的文件一起统一整理、编目、分别存放,并在文件目录上注明互见号,以保持相互联系和便于查找利用。
4.归档文件的修整。归档文件的修整包括四个方面:一是对破损文件进行“修补”或“托裱”恢复文件原有的强度,延长文件寿命;二是对传真件和针式打印件等易退色的文件进行复印后再归档;三是对某些特殊形式的文件,如报表、图样等大于标准档案盒的纸张进行折叠,使其统一为灿型尺寸,以便装盒;四是去除归档文件上使用的容易被氧化和腐蚀的金属物,防止腐蚀档案文件。需要说明的是,已装订成册的书刊和不需要移交进馆的短期档案可以不再拆钉重装,以减少整理工作的压力。
5.归档文件的排序。归档文件的排序是指组件内文件的排列顺序(自然件除外),文件排序要条理系统,陕西档案保持文件之间的历史联系,使组件形成一个有机的整体。文件排序一般正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后;汉文本在前,少数民族文本在后,中文本在前,外文本在后;其他有关联的文件如果认为可以按组件处理的,可按重要程度或形成时间先后顺序排列;有领导批示的文件处理单,可放在文件之首。
6.归档文件的装订。装订前应将归档文件的各页按一定方式对齐,装订位置通常在文件的左侧或左上角。左侧装订时对齐文件的左、下侧;左上角装订时对齐文件的左、上侧。装订用品必须对归档文件无害,不影响档案的保存寿命。装订方式主要有线装式、粘接式、穿孔式、变形材料式和无酸纸封套式等等。
7.归档文件的分类。归档文件的分类是指全宗内档案文件实体的分类,即将全宗内归档文件按其来源、时间内容和形式等方面异同,分成若干层次和类别,构成有机体系的过程。分类应保持文件材料之间的自然联系,适当照顾文件的多少和保存价值,科学合理地进行。新《规则》规定分类采用年度一机构(问题)一保管期限或保管期限一年度一机构(问题)方法分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
8.归档文件的排列。即在分类方案的最低一级类目内,根据一定的方法确定同一类别归档文件先后次序,使归档文件实体进一步系统化的过程。在这里不包括不同类别归档文件之间的排列和档案盒上架的排列。归档文件的排列要突出“事由原则”遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,使同一事由或机构产生的文件相对集中地排在一起,从而方便保管和利用。
9.归档文件的编号。归档文件的编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号,依分类排列顺序逐件编写,并加益归档章,在归档章内逐项注明。归档文件的编号包括全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、件号等,也就是说归档文件的编号,并不是简单地编写号码,而是一组字符和数字的集合体。
10.归档文件的编目。归档文件的编目是指编制文件目录。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等。这些项目构成了一份文件的主要部分,概括了归档文件内容和形式方面的各种特征。正确、准确、完整地填写归档文件目录各项目,决定着归档文件目录的质量,也影响档案利用工作的开展。因此,编目应注意以下几个问题:一是项目要填写齐全,字迹要工整;二是责任者应填写文件的署名者,不能填写起草人或签发人姓名;三是文件题名不得更改戒简化:四是少数跨年度的文件,应在时间栏内注明。
11.归档文件备考表的填写。备考表包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。备考表主要是用来说明盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况的。有下列情况的,应在备考表中说明。①密不可分的文件不全的;②盒内文件材料残缺破损的;③盒内文件材料被有关报刊采用的;④盒内文件内容需要同其他载体档案互见的;⑤文书处理程序不完备,但已成为事实的;⑥装盒时需要照顾保管期限的;⑦其他需要说明的情况。如果没有上述情况填写,也应填上整理人、检查人的姓名和立卷时间,以示负责和便于日后考证。
12.归档文件的装盒、归档。归档文件的装盒应按室编件号顺序依次进行,并填写档案盒的封面(全宗名称)和盒脊上的有关内容。装盒方式、盒脊项目设置应与分类、排列的原则方法相一致。需要说明三点:一是装盒文件应与归档文件目录中相应的条目排列顺序相一致,保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体;二是利用完毕后要注意将其准确归位,一但归位错误,将很难再找回,以致成为“死档”;三是对不同年度、不同保管期限、不同机构(问题)的文件不要装入同一盒内。归档文件装好后,按照分类排列顺序填写盒号和有关内容,按顺序排列上架、归档。
以上12个方面的工作,是归档文件整理工作最基本的程序和要求。如果不按照以上程序和要求整理,就会误时、误事,影响归档文件整理的速度和质量。
三、归档文件整理工作中值得探讨的几个问题
《归档文件整理规则》的颁布与实施,仅仅是立卷改革工作的开始,它还有不适应和不完善地方,值得广大文档工作者深入探讨,使其不断充实和完善。从我县开展归档文件试点工作情况看,笔者认为以下几个方面值得探讨。
1.关于新(规则)执行时间问题,各地可以根据各自的实际情况决定,应放宽对实施(规则)的过渡期,在一定时间内,应当允许(规则)与文书立卷两种整理方法并存。对这个问题,我县是按以下原则处理的。凡是公文用纸巳变为国际标准A4的机关、单位,归档文件整理必须按新(规则)要求归档(公文用纸用A4纸也用16K的,以久4纸为主);凡是公文用纸还使用16K的机关、单位,继续延用传统的方法立卷归档,在公文用纸没有改变之前,立卷方法不要轻易变动,这样不但不会造成档案卷皮等用品的浪费,而且还保持了立卷方法的连续性,避免频繁变动给文档工作造成混乱。
2.关于新《规则》与原有法规标准之间关系问题,应由各级档案行政管理部门灵活掌握。一般会出现以陕西档案地区,以前颁布的部分机关档案规范性文件不再继续使用,应集中研究新《规则》的贯彻实施;二是两种整理方法并行的,可以将《规则》与原有法规标准互为体系,各自独立使用;三是原有法规标准与新《规则》有冲突的地方,以新《规则》为准,将原法规变通使用。
3.关于归档章的规格与要求问题,《规则》只规定归档章为16mmX45mm6等份的空白格,每个空格中没有应填内容的提示文字。尽管归档章所填内容很简单,但是要每个文档工作者都牢牢记准,并填写无误,并非易事。一但出现填写错误,将很难考证,给工作造成困难。笔者认为应适当加大归档章的规格,并在每格应填内容的左侧竖排刻上应填内容的提示文字,使归档章内容一目了然,便于操作,防止填写时出现错误。
4.关于归档文件装订方式和用品的选择问题。新《规则》中只规定“装订材料应符合档案保护要求”。究竟用什么材料装订?怎么装订?《规则》中没有做出明确的规定。目前档案界认可的装订方式主要是传统的三眼一线式、粘接式、穿孔式、变形材料式和铆接式,但这些方式都不是最理想的装订方式。如:三眼一线式不但方法繁琐,而且对太薄的文件不适合;粘接式存在可逆性差,复印、扫描时不易折除:穿孔式如用缝纫机在文件左侧轧边或在左上角穿孔打结,这种方式易在针脚或装订处断裂;变型材料式如不锈钢夹、塑料夹等适应库房气候条件差,塑料年久易老化,并且塑料夹加大了文件左侧的厚度,不便装盒;铆接式如采用热压胶管装订也不易操作。因此,以“件”整理归档文件,装订工作就成了最大的难题。就其工作量讲,远远超过了立卷“装订”的工作量,这就违背了立卷改革工作的初衷。综上所述,最简便易行的装订方法还是采用订书机装订,但是目前没有适合档案保护要求的订书钉,希望有关部门将其列入攻关课题,以期尽早解决这一难题。如果这个问题得以解决,可以广泛运用于文处理工作领域,就可避免整理归档文件时重新装订的问题,将起到事半功倍的效果。
5.关于归档文件目录问题。《规则》只规定归档文件目录应单独装订成册,在归档文件盒内不再要求放置盒内目录,这就给利用工作造成不便。因为,归档文件目录统一放置查档室内,而档案境一保存档案库房,利用档案文件时首先查找目录,记下件号后再去查找档案文件,一般情况下都能顺利找到档案文件。但是,有时从目录中记下的件号不准,或者是记下相关的其他文件的件号,去库房就取不出要找的文件,档案员往往要在查档与库房之间往返数次才能检索出该份文件如果在档案盒内再放置一份目录(用复印的方法),即使在查档室没有查准件号情况下,去库房向样可以轻而易举地检索出要查找的文件。
6.关于几个具体问题的处理。一是一个全宗内栗卷与档案盒如何上架排放问题。笔者认为老办法整理的案卷和新《规则》整理的档案盒,应分别编制档号和编目,可以在一起排放,也可以单独排放;二是归档章中的全宗号、年度、室编件号等数字内容可以用打号机打号;保管期限和机构(问题)等文字标识的内容的填写,可刻制专用章用盖章的办法填上去,以提高归档文件的整理效率和质量;三是档案盒的盒脊上应标识的内容如何填写?如果直接用笔在盒脊上填写,将会出现文字的大小、字迹的粗细、颜色的不同,高低的不一等千差万别的情况,直接影响到档案盒脊的整齐、美观和档案的利用工作的开展,如果用口取纸的方法,将年度和室编件号编在口取纸上,贴在室编件号处,将保管期限和类别用盖章的办法在盒脊上印制(方法和填写归挡章的办法相同,全宗号、盒号档案室可以不编),将会起着醒目和意想不到的效果;四是制做档案盒时应将盒脊和底边内容同时印上,以便适应编号和排架多样性的需要。
总之,新《规则》的颁布与实施,于我国现行档案工作的实际和我们已熟悉的工作方法,还有许多不习惯和不适应的地方,需要我们每一位档案工作者在“归档月”中不断总结、完善,摸索出切合当地实际的整理方法,使“归档月”活动不断发展。
“归档月”谈机关文件材料归档的几个问题   文字
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