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电子文件归档的组织管理

发布日期:[2007-05-09]    共阅[4610]次
     电子文件归档的组织管理
     1、加强电子文件归档的组织领导,从电子文件的形成到归档,跨跃了多个部门。这些部门往往通过电子计算机网络联成一个有机的整体,有时工作互有交错,职责界界限难以区分清楚。所以,应加强组织管理,由主管部门或负责人统一协调,指定专门机构或专人负责。电子文件的形成、收集积累、整理和归档工作,应由形成者或承办者按照归档要求将形成的电子文件收集积累下来,进行整理归档,向档案部门移交。因为电子文件的形成、收集积累贯穿于公务、科技等工作的始终,只有电子文件的形成者或承办者最熟悉电子文件内容和电子文件之间的关系,由他们收集积累并整理归档,才能保证电子档案的质量。收集积累。整理归档又是档案工作的基础和首要环节,需要由档案部门进行指导和参与管理。对归档后形成电子档案的管理应由档案部门负责,电子文件形成部门要协助支持。各级档案行政管理部门,对电子文件归档要有明确的规章制度、标准和具体的规定。
    2、明确电子文件归档的工作程序、内容和要求。电子文件的归档,应按归档工作程序和步骤进行,这样才能有效地保证归档的电子文件的真实性、完整性;有利于归档工作的全过程管理;有利于较好地执行有关的规范或标准。一般来说,电子文件的归档工作程序包括:一是电子文件形成签署、审批;二是收集积累;三是编制目录;四是整理需归档的电子文件;五是鉴定归档的电子文件,确定归档电子文件的档案属性;六是检测归档的电子文件;七是编制归档说明;八是存入磁、光介质(含压缩归档等方式);九是复制备份;十是确定载体标识。
    电子文件的形成者或承办者要明了电子文件归档的具体工作内容和要求,如制定电子文件归档的工作步骤、归档制度和归档计划,明确电子文件形成、收集积累的质量要求。在电子文件形成阶段就要做好收集积累工作,建立必要的记录和登记。要求归档的电子文件必须真实、完整,要系统地反映工作的过程和结果,对一些研究成果的归档,还应要求其产品与实际的技术状态要保持一致。电子文件的归档应由形成者进行整理并编制归档说明,经有关领导审批后向档案部门移交。归档前,档案部门应协助电子文件形成者或承办者进行整理,同时对归档的电子文件进行检查、检测、验收。电子文件归档的时间视具体情况可分为阶段归档和任务完成后归档,公文处理周期长和周期长的工程项目可按阶段归档。
    3、要采取措施,保证电子文件归档的质量要求,归档工作是由文件管理转换为档案管理的基础,它的质量关系到整个档案管理水平,因此必须有质量控制措施,以保证这项工作的正常进行。应当搞好档案部门和电子文件形成单位的协调工作,使电子文件管理和电子档案管理形成一个有机的整体,避免相互推诿扯皮。因为办公自动化系统(OA)和辅助设计(CAD)、辅助制造(CAM)系统不属档案部门内部的工作,而是外部环境,涉及许多部门,这就需要理顺档案管理工作与有关部门工作的关系,把归档工作列入有关部门计划,落实到人头,并按计划进行检查和考核。考虑电子文件产生的环境不尽相同,把归档工作“纳入有关管理制度”、“纳入有关人员的职责范围”,从根本上保证电子文件的形成与归档工作不脱节。要严格电子文件归档的检查、检测程序和制度等。
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