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商南县交警大队档案编号方案

发布日期:[2007-04-20]    共阅[5540]次
    商南县交警大队在各项工作形成的档案是国家档案的重要组成部分,其门类繁多,载体齐全。为有利于我队档案的科学管理,有利于实现档案的现代化和规范化,根据公安部(91)9号文件规定,结合我队实际, 特制定本编号方案。
    一、编写档号的原则:不重复、不繁琐,便于档案的保管和利用。
    二、编写档号的基本层次:类别号-目录号-案卷号-归档号。
    三、档案的类别号、目录号、案卷号和归档号的编写:类别号按照文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、声像档案、人事档案、荣誉档案、实物档案等大类排序,用每类的第一个汉字的汉语拼音字母作为代字,对某类档案数量较多,且又是单独集中排放,不与其他档案发生混淆的,代字可以不编。目录号视各类档案的种类、数量多少而定,一般一种档案用一本目录,同一种档案数量特别多的,也可以用几本目录,以案卷号不超过三位数为宜;案卷号按“大流水”的方法编写;归档号按“小流水”的方法编写。
    1、文书档案的编号方法:
    (1)、文书档案采用保管期限-年度-组织机构(问题)分类法进行分类。
    (2)、文书档案的目录号按保管期限划分, 即1号目录为永久保存的案卷;2号目录为长期保存的案卷;3号目录为短期保存的案卷。
    (3)、文书档案的案卷号由两组阿拉伯数字组成, 即在“口取纸”的上格写年度,案卷号在下格编写。案卷号是我队档案建档首年起用阿拉伯数字对某一保管期限的归档联接号,即大流水号,案卷号必须在案卷目录内标明。
    (4)、“归档号”是每年各种保管期限分别排列的顺序号,即小流水号。归档号只在案卷封面右下方注明,不用在卷脊上标示。
    为了便于检索和区分我队永久、长期和短期的档案,编号时口取纸分别用红、蓝、黄三种颜色表示,每个案卷背上的档号与<<案卷目录>>必须一致。
    2、业务档案的档号的编写方法:
    (1)、业务档案的代字为Y, Y1即代表业务档案的政治侦察卷,其余依次类推,排列顺序以分类大纲中的次序而定,一般不予变动。
    (2)、 业务档案的目录号则按每个类目的保管期限分                                       2别为1、2、3,即1号目录为该类目的永久案卷,2号目录为该类目的长期案卷,3号目录为该类目的短期案卷,该类目如果无某一保管期限的案卷,即此目录号即不存在。    (3)、业务档案案卷号编写方法与文书档案相同。
    3、科技档案档号编写方法:
    (1)、 科技档案的类别号:我局的科技档案以“K”为代字,K后加类别号的代字,中间用“.”号,即K. j表示科技档案的基建类,k.s表示设备仪器类, 其余依次类推。
    (2)、科技档案目录的号按类别划分,即(1)基建档案;(2)设备档案;其余依次编写。
    (3)、科技档案的案卷号,以一个项目,一项工程, 一套设备,一项产品为单位立卷,分别编写卷号,编写方法参照文书档案。
    4、声像档案档号编写方法:
    (1)、 声像档案的类别号:我队声像档案以“S”为代字,s后加阿拉伯数字,s1表示声像档案的照片案卷, s2表示录音带,s3表示录像带,s4表示影片,其余依次类推。
    (2)、 声像档案的目录号:声像档案以档案的载体特征分别编制目录号(1)照片;(2)录音带;(3)录像带、(4)影片,其它声像按顺序编写。
    (3)、声像档案的案卷号,声像档案按照同一会议, 同一活动,同一案件,同一项目为单位立卷,分别编写案卷号,案卷号的编写方法参照文书档案。
    5、会计档案档号的编写方法:
    (1)、会计档案类别号:我队的会计档案J 为代字, J1表示业务会计档案,J2表示行政会计档案。
    (2)、会计档案的目录号按类编制,即会计档案报表;帐簿、凭证分别为1、2、3号目录。
    (3)、会计档案的案卷号:会计档案中永久和25 年保管的档案,案卷编号由年度和案卷组成,卷脊上的口取纸为年代和案卷号;会计档案中15年保管的档案,口取纸上只标示年度和归档号。
    6、干部档案的编写方法:
    (1)、 干部档案的类别号:我队干部档案以“C”为代字,只编写一个目录号。
    (2)、 干部档案案卷号:干部档案的案卷以人为单位组合,按顺序依次编号。
    7、荣誉档案只编写一个目录。即将锦旗、牌匾、奖状拍成照片存档。案卷号以时间的先后顺序编写。
    8、实物档案:即将印章等实物档案收集在一起编写一个目录。
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